Stem Reglement

Inleiding

Stem is een partnerschap van ROC’s, brancheorganisaties en kenniscentra in de mobiliteitsbranche, met als doel samen goede examens te maken voor die mbo-opleidingen. Stem ontwikkelt, beheert, stelt vast en distribueert examenproducten.

Dit document geeft een beschrijving van deze primaire, maar daarnaast ook ondersteunende processen:

Ontwikkelen en beheren examenproducten

Stem ontwikkelt en beheert examenproducten voor de mobiliteitsbranche, volgens de kaders van de Inspectie van het Onderwijs. Stem heeft zelf geen personeel en huurt daarom voor de ontwikkeling en het beheer van examenproducten menskracht in. IBKI en VOC zijn op dit vlak voor Stem preferente leveranciers, conform de bepalingen in de samenwerkingsovereenkomst met beide partijen. IBKI en VOC zijn ISO-gecertificeerd.

Jaarlijks stelt het Stem bestuur in een jaarplan vast welke werkzaamheden er met betrekking tot de ontwikkeling en het beheer van examenproducten moeten plaatsvinden, vaak op basis van evaluaties, wijzigingen in kwalificatiedossiers of in de richtlijnen van de Inspectie van het Onderwijs. IBKI en VOC voeren dit zelf uit of geven een externe partij hiervoor opdracht uit op basis van de juiste expertise.

Het ontwikkelen en beheren van examenproducten verloopt conform de volgende stappen:

  1. Vaststellen te ontwikkelen of aan te passen examenproducten
    • Ten behoeve van het jaarplan verzamelt de manager Stem informatie over de te ontwikkelen of aan te passen examenproducten. Dit gebeurt op basis van signalen van de deelnemers (ROC’s), wijzigingen in het kwalificatiedossier of wijzigingen in het toezichtkader van de Inspectie van het Onderwijs. Het bestuur stelt – op advies van de deelnemersraad – het jaarplan vast en geeft daarmee opdracht voor de ontwikkeling en aanpassing van de examenproducten.
    • Tussentijds kan ook worden vastgesteld dat er behoefte is aan nog niet beschikbare examenproducten of dat aanpassing van bestaande examenproducten nodig is. De manager Stem legt dergelijke verzoeken voor aan het bestuur.
    • Stem stelt deelnemers via de Stem-website op de hoogte van de planning van oplevering van de beoordelingsinstrumenten. Daar is een document: ‘planning oplevering beoordelingsinstrumenten’ opgenomen.
  2. Selecteren ontwikkelaar
    • De manager Stem geeft IBKI, VOC of derden opdracht voor ontwikkeling van de examenproducten.
    • IBKI/ VOC selecteert een ontwikkelaar voor het ontwikkelen of aanpassen van de examenproducten. Deze selectie vindt plaats op basis van expertise. Hiervoor wordt de beoordelingscyclus gehanteerd. IBKI en VOC zijn ervoor verantwoordelijk dat medewerkers worden gefaciliteerd om hun taken voor Stem naar behoren uit te voeren.
    • Bij externe inhuur wordt door IBKI en VOC de procedure voor inkoop van producten en diensten gevolgd, zodat de kwaliteit van de ingekochte producten en diensten is gewaarborgd.
  3. Ontwikkelen examenproducten
    • De ontwikkelaar verzamelt informatie over de inrichting van de examenproducten. Dit heeft betrekking op de examenmix, de verkaveling van het kwalificatiedossier naar logische exameneenheden en de inrichting/ invulling van de specifieke examenonderdelen.
    • De ontwikkelaar hanteert de standaard formats binnen Stem en de richtlijnen van de Inspectie (verwerkt in het Meta-B-instrument) als uitgangspunt voor de ontwikkeling van de examenproducten. Het kwalificatiedossier vormt de inhoudelijke input voor de examenproducten.
    • De ontwikkelaar werkt een eerste concept van de examenproducten uit.
    • De ontwikkelaar legt het concept voor aan experts vanuit branche en/of onderwijs.
    • De ontwikkelaar stelt het (aangepaste) conceptexamenproduct ter beoordeling beschikbaar.
  4. Beheer examenproducten
    • Op basis van gebruiksinformatie of gewijzigde richtlijnen kan het voorkomen dat bestaande examenproducten moeten worden aangepast. De ontwikkelaar verzamelt informatie voor aanpassing.
    • De ontwikkelaar legt – indien gewenst – de doorgevoerde aanpassingen voor aan experts vanuit branche en/of onderwijs. Afstemming hangt samen met de benodigde aanpassingen. Wanneer dit alleen punten en komma’s betreft, zal er geen afstemming nodig zijn. Indien producten ingrijpend worden gewijzigd, zal afstemming wel wenselijk zijn. Dit is ter beoordeling door de manager Stem.
    • De ontwikkelaar stelt het (aangepaste) conceptexamenproduct ter beoordeling beschikbaar.

Vaststellen en distribueren examenproducten
  1. Vaststellen van examenproducten
    Stem werkt met een getrapte verantwoordelijkheid bij het vaststellen van de examens:

    • Vanuit de vakrichtingen wordt gedetailleerd gekeken naar de inhoud van de examens. Dit betreft zowel proevenopdrachten als items voor de theorie-examens. ‘Commissies van Deskundigen’ gaan aan de slag met de detailbeoordeling van de aangeboden onderdelen.
    • Dan worden deze (detail)onderdelen gebundeld tot een totale examenmix. Deze wordt ter beoordeling aangeboden aan de ‘Vaststellingscommissie’. In deze vaststellingscommissie zijn de M-C-T-sectoren gezamenlijk vertegenwoordigd. De vaststellingscommissie beoordeelt de totale examenmix aan de hand van het Meta-B-instrument. Overzicht en een kritische blik op het geheel zijn daarvoor relevant. In het Meta-B wordt onder meer gekeken naar praktijkrelevantie en uitvoerbaarheid.
    • Het bestuur is formeel verantwoordelijk voor de vaststelling van de examens die Stem beschikbaar stelt. Dit blijft ongewijzigd.
  1. Distribueren examenproducten
    • Het examenproduct (met alle bijbehorende documenten) wordt via StemToets beschikbaar gesteld.
    • Deelnemende ROC’s worden per email geïnformeerd over de beschikbaarheid van het examenproduct.

Privacy

Stem hecht er grote waarde aan dat de verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de wet- en regelgeving voor de bescherming van privacy. Stem vraagt alleen naar persoonsgegevens als deze noodzakelijk zijn voor het verlenen van onze diensten.
De verwerkte persoonsgegevens kunnen, al naar gelang het product of de dienstverlenging die het betreft, verschillen. Stem verwerkt in voorkomende gevallen steeds slechts die persoonsgegevens die daarvoor nodig zijn.

Geheimhouding

In de deelnemingsovereenkomst tussen ROC en Stem zijn bepalingen opgenomen rondom geheimhouding. Ten aanzien van de ontwikkeling, vastelling en distributie van examenproducten wordt geheimhouding geregeld door middel van een geheimhoudingsverklaring. Betrokkenen ondertekenen een geheimhoudingsverklaring.

Klachtenprocedure

Stem streeft naar een perfecte dienstverlening. Mochten deelnemers ondanks onze inspanningen niet tevreden zijn, dan horen wij dat graag!

Een gesprek met de betrokken medewerker van Stem leidt meestal tot een bevredigende oplossing. Mocht dat niet het geval zijn dan kunnen deelnemers een klacht indienen. Deze klachtenprocedure bevat informatie over hoe klachten kunnen worden ingediend en binnen welke termijnen men een reactie kan verwachten.

Wij nemen klachten altijd serieus en zien dit als kans om onze dienstverlening te verbeteren. Een klacht is elke schriftelijke uiting van ontevredenheid van een deelnemer van Stem over de producten en diensten van Stem.

Indienen van een klacht
Klachten kunnen schriftelijk worden ingediend. Om een klacht zo snel mogelijk te kunnen beoordelen, is het noodzakelijk de volgende zaken in correspondentie op te nemen:

  • Persoonsgegevens (naam, naam ROC, adresgegevens, telefoonnummer en mailadres)
  • Datum
  • Een heldere beschrijving van uw klacht
  • Correspondentie en relevante kopieën van documenten die uw klacht verduidelijken. Hoe meer relevante informatie u verstrekt, hoe beter wij in staat zijn uw klacht te beoordelen.

Klachten kunnen worden verstuurd naar info@stichtingstem.nl

Behandeling van de klacht
Binnen twee werkdagen na ontvangst van de klacht ontvangt de klager een ontvangstbevestiging (per mail). Met deze bevestiging wordt de persoon geïnformeerd bij wie de klacht in behandeling is en over de periode waarbinnen een inhoudelijke reactie kan worden verwachten. Wij streven er naar dit binnen 15 werkdagen te doen. Mocht blijken dat dit niet haalbaar is, dan ontvangt de klager hierover schriftelijk bericht. We proberen klacht zo objectief mogelijk te beoordelen. Degene die de klacht behandelt, kan tijdens de beoordeling vragen om extra informatie.

Reactie op de klacht
De klager ontvangt – in principe – binnen 15 werkdagen een inhoudelijke reactie op de klacht, tenzij er eerder schriftelijk en met redenen omkleed kenbaar is gemaakt dat er vertraging is ontstaan. Dit kan onder meer worden veroorzaakt door de complexiteit van het dossier waar de klacht over gaat.

Bezwaar
Wij doen er alles aan om klachten naar tevredenheid af te handelen. Toch kan het zo zijn dat een klager het niet eens bent met de afwikkeling. De klager heeft dan de mogelijkheid zich te wenden tot het bestuur van Stem. Het bezwaar zal dan door (een delegatie van) het bestuur in behandeling worden genomen.

Evaluatie met de klant

Stem heeft minimaal elke twee jaar contact met de deelnemende ROC’s m.b.t. de tevredenheid over de producten en diensten. Stem registreert de resultaten van deze contacten en deelt ze met de deelnemende ROC’s. Stem gebruikt de uitkomsten voor de verbetering van producten en diensten.

Interne audits

Binnen Stem vinden er periodiek ‘interne audits’ plaats. Deze audits hebben als doel:

  • Vaststellen of de praktijk met de procesbeschrijvingen overeenkomt.
  • Vaststellen of de effectiviteit optimaal is.
  • Verhogen van de efficiency van de primaire en secundaire processen binnen Stem.

Hiertoe zal de manager Stem jaarlijks informatie verzamelen en de gegevens analyseren. Dit wordt aan de hand van een rapportage teruggekoppeld en besproken in het bestuur. Wanneer er afwijkingen worden geconstateerd, zullen corrigerende en/ of preventieve maatregelen worden geformuleerd. De effecten hiervan worden in follow-up audits gemeten.